Secretaresse gezocht voor notuleren bij projectencluster rondom Utrecht van Rijkswaterstaat:

Toelichting op de werkzaamheden:
Notulist gezocht
Het betreft een tijdelijke kortstondige notuleeropdracht gericht op werkzaamheden van een projectencluster van Rijskwaterstaat in en rondom de omgeving van de provincie Utrecht.

Specifiek gaat het om werkzaamheden voor:

Project A:
27 mei - Toelichting op dialooggesprekken i.v.m. een aanbesteding (1 verslag): 4 uur (fysieke) aanwezigheid bij het overleg.
28 mei t/m 4 juni Dialooggesprekken (10 verslagen): Ja, 20 uur (fysieke) aanwezigheid bij een intensief traject
8 juni - Uitwerking Procesverbaal (1 samenvattend document): 16 uur (fysieke) afstemming over eindverslag op basis van verslaglegging eerdere dialooggesprekken

Optioneel 26 mei t/m 30 juni - onvoorziene inzet: 20 uur (fysieke) aanwezigheid bij bijeenkomsten of overleggen.

Project B:
15 maart t/m 31 mei - Voortgangsoverleggen (4 verslagen): in totaal 6 uur, per dagdeel 1,5 uur, (fysieke) aanwezigheid bij de overleggen.
15 maart t/m 31 mei - Wekelijks afstemmingsoverleg op de maandag (12 verslagen): in totaal 18 uur, per dagdeel 1,5 uur, (fysieke) aanwezigheid bij de overleggen.

Optioneel 15 maart t/m 31 mei - onvoorziene inzet: 10 uur (fysieke) aanwezigheid bij bijeenkomsten of overleggen.

De uitvraag hierboven is gebaseerd op enkel de momenten van (virtuele) aanwezigheid bij een bijeenkomst/overleg. In de offerte dient men aanvullend rekening te houden met alle bijkomende kosten die te maken hebben met opstart, afwikkeling, reisbeweging (beperkt vanwege Corona) en IT-middelen (o.a. inzet MS-Teams voor videovergaderingen) en deze kosten te verdisconteren of concreet aan te duiden per eindproduct. De uren die als optioneel zijn aangegeven kunnen aanvullend door de opdrachtgever worden ingeroepen als hier aanleiding en behoefte voor is.

Voor invulling van bovenstaande uitvraag is naast de basiscompetenties voor de notuleerwerkzaamheden kennis/kunde over procedures en terminologie bij publieke aanbestedingstrajecten van technisch complexe opdrachten een pré.

De opdrachtnemer dient conform De Gedragscode Integriteit Rijk een integriteitsverklaring voor externen te kunnen overleggen bij start van de werkzaamheden.

Bovenstaande data kunnen binnen de uitgevraagde periode wijzigen. Hier dient men rekening mee te houden in de uitvoering. Uiteraard vindt een wijziging enkel plaats in goed overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

---
Aantal bijeenkomsten:12 + 16 + optionele bijeenkomsten binnen het aantal uren zoals hierboven aangegeven
Datum van de bijeenkomst(en):15 maart t/m 30 juni
Locatie van de bijeenkomst(en):in en rondom de provincie Utrecht
Soort bijeenkomst:werkoverleggen i.v.m. aanbestedingstrajecten