Secretaresse gezocht voor diverse secretariele werkzaamheden bij nationale Branchevereniging in Noord- en Midden-Limburg

Plaats: Woerden

Type werkzaamheden: Notuleren, beheren agenda, diverse secretariële diensten

Toelichting
Functieomschrijving regiosecretaresse Noord- en Midden-Limburg

Werkzaamheden

opstellen agenda bestuursvergadering in overleg met voorzitter cq. secretaris afdeling
versturen agenda aan bestuursleden per mail ca. 2 weken voor vergadering
notuleren bestuursvergaderingen afdelingen KHN (hierbij is geen woordelijke verslaglegging noodzakelijk)
opstellen actielijst naar aanleiding van bestuursvergadering
uiterlijk 2 weken na bestuursvergadering : versturen notulen en actielijst naar bestuursleden per mail
notuleren en opstellen actielijst naar aanleiding van ledenvergadering met leden van betreffende afdeling
eventueel :
opstellen uitnodigingen of nieuwsbrieven naar leden en per mail versturen naar secretariaat in Woerden
bestuurswijzigingen per mail via secretariaat in Woerden

Aantal uren
vergaderingen duren ca. 2 uur.
Inschatting uitwerken en versturen notulen : ca. 1 uur per vergadering
regiobestuur Noord-en Midden-Limburg vergadert ca. 4 x per jaar
De volgende afdelingsbesturen maken momenteel gebruik van de regiosecretaresse :
Maas en Niers (Gennep en omgeving) ca. 5 x per jaar
Horst aan de Maas (ca. 5 x per jaar)
Venlo (ca. 7 x per jaar)
Leudal (ca. 5 x per jaar)
Peel en Maas (ca. 5 x per jaar)
Beesel-Reuver (ca. 4 x per jaar)
Weert (ca. 5 x per jaar)

Daarnaast kan er voor incidentele (voor)overleggen met de gemeente een beroep gedaan worden op de regiosecretaresse.

Locaties:
Wisselend bij locaties in Noord- en Midden-Limburg

Functievereisten:
Kunnen werken met Word en e-mail
Accuraat
Samenvatten van discussies
beschikking over eigen vervoer
MBO-niveau
Affiniteit met de horecabranche is een pré, doch geen must

Bijzonderheden
afdelingsbesturen vergaderen meestal 4 a 5 x per jaar. Vergaderingen vinden in principe overdag (niet in het weekend) plaats, met name in de maanden februari, mei, september en november. De data van deze reguliere vergaderingen worden veelal per kalenderjaar vooraf in overleg vastgesteld.
ledenvergaderingen vinden meestal 1 x per jaar plaats (geen vaste periode)

Vergoeding:
Nader te bepalen.
Is mede afhankelijk van de wijze waarop deze wordt ingevuld. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden, zoals:
all-in tarief per vergadering
op basis van uurtarief
incl./excl. reiskostenvergoeding
via payroll-constructie

Dit alles op basis van de huidige werkwijze. Deze kan in de nabije toekomst anders gaan uitpakken.

Bedrijfsinformatie: nationale branchevereniging